Vaše osobní informace jsou u nás v bezpečí. Přečtěte si, jak je zpracováváme.

Tato informace vám slouží k několika účelům. Dozvíte se, jaké údaje o Vás zpracováváme a proč tak činíme. Dále pak zjistíte, jaká máte v této souvislosti práva, tedy co od nás můžete považovat a na koho se obracet se svými podněty i případnými stížnostmi. Žádáme Vás proto, abyste si následující text pečlivě přečetli. Informace je rozdělena na několik částí, aby bylo snazší najít pro vás relevantní informace podle toho, v jakém postavení se nacházíte.

 V případě, že by Vám cokoli nebylo jasné, se na nás neváhejte obrátit následujícími způsoby:

• poštou nebo osobně na adrese Olomoucká 3896/114, 796 01 Prostějov,
• e-mailem na e-mailové adrese Turn on Javascript!,
• telefonicky na infolince +420 582 336 334.

V úvodu bychom vám také rádi připomněli, že v České republice dohlíží na problematiku ochrany osobních údajů Úřad pro ochranu osobních údajů, který je taktéž připraven přijímat vaše podněty a stížnosti. Úřad pro ochranu osobních údajů sídlí na adrese PPl. Sochora 27, 170 00 Praha 7, přičemž aktuální kontaktní údaje naleznete na jeho webových stránkách: www.uoou.cz.

K vašim osobním údajům přistupujeme vždy v souladu s aktuálně platnou legislativou. Seznam nejdůležitějších právních předpisů naleznete v závěru této informace. V souladu s těmito předpisy dodržujeme také následující základní zásady zpracování osobních údajů:

• Vaše osobní údaje zpracováváme vždy korektně, v souladu se zákonem a způsobem, který je dostatečně zřejmý, jasný a zřetelný.
• Vaše osobní údaje zpracováváme vždy pouze v nezbytném rozsahu a způsobem, který je v souladu s účelem, pro nějž vaše údaje zpracováváme.
• Dbáme na to, aby Vaše osobní údaje, které zpracováváme, byly vždy přesné a podle potřeby aktualizované. Osobní údaje, které jsou nepřesné, budou vymazány nebo opraveny.
• Vaše osobní údaje zpracováváme jen po nezbytně nutnou dobu. V některých případech je tato doba stanovena přímo zákonem, jindy jsme si ji nastavili interně tak, aby odpovídala našim oprávněným zájmům.
• Vaše osobní údaje náležitě zabezpečujeme před únikem, neoprávněným zpracováním, náhodnou ztrátou a poškozením. Za tímto účelem jsme přijali vhodná technická opatření, která spočívají zejména ve striktním nastavení přístupu jednotlivých osob k vašim údajům, šifrování a další technické i fyzické způsoby zabezpečení

Jaké vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme? A jaký je právní základ pro toto zpracování?

Pokud jste naším smluvním partnerem (odběratelem nebo dodavatelem), ale zároveň nejste osobou podnikající (např. jste naším dárcem), zpracováváme o vás následující identifikační údaje:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresa bydliště.

Pokud jste naším smluvním partnerem (odběratelem nebo dodavatelem), a jste zároveň fyzickou osobou podnikající, zpracováváme o vás následující identifikační údaje:

• jméno a příjmení,
• identifikační číslo (IČ),
• adresa sídla.

Pokud jste zaměstnancem nebo zástupcem společnosti (odběratelem nebo dodavatelem), která je naším smluvním partnerem, dodavatelem nebo odběratelem, můžeme o vás zpracovávat následující identifikační údaje:

• jméno a příjmení.

Veškeré tyto údaje slouží k dostatečné identifikaci smluvní strany, přičemž se je dozvídáme buď přímo od vás, z vašich internetových stránek nebo z veřejných rejstříků (např. z obchodního nebo živnostenského rejstříku).

Právním základem pro jejich zpracování je tak skutečnost, že se jedná o zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, případně pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Poskytnutí uvedených osobních údajů je smluvním požadavkem, přičemž máte povinnost nám tyto údaje poskytnout. V opačném případě nebude možné smluvní vztah uzavřít.

Pokud nám navíc sdělíte další své kontaktní údaje, mezi které patří především e-mail, adresa vašeho profilu na sociálních sítích a telefonní číslo, usnadníte tak komunikaci mezi vámi a organizací, přičemž právním základem pro zpracování takových údajů bude buď plnění smlouvy, nebo náš oprávněný zájem, který spočívá právě v usnadnění komunikace se smluvními partnery.

Pokud bychom měli zájem zpracovávat údaje k jiným než uvedeným účelům, učiníme tak pouze na základě vašeho souhlasu s takovým zpracováním.

Komu můžeme vaše osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje spravujeme uvnitř naší organizace, přičemž třetím subjektům je předáváme zásadně s vaším souhlasem. V některých případech jsme však nuceni předat vaše osobní údaje i dalším příjemcům i bez vašeho souhlasu.

Vaše údaje jsme v některých případech oprávněni dále zpřístupnit na základě zákona. Zejména se může jednat o zpřístupnění vašich údajů orgánům státní správy.

V některých případech využíváme také externích dodavatelů. Při těchto činnostech může docházet ke zpracování některých vašich osobních údajů. Externí dodavatelé jsou v pozici tzv. zpracovatelů a mají s námi uzavřenou písemnou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Vězte, že své dodavatele si vybíráme podle přísných kritérií, proto o svá data nemusíte mít obavu. V současné době zpracovávají vaše osobní údaje následující kategorie zpracovatelů: MAPO Finance s.r.o., ESO9 s.r.o., Microsoft Česká republika.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do zahraničí. Stát se tak může pouze výjimečně, pokud k tomu udělíte souhlas, nebo pokud to stanoví právní předpis.

V jaké formě jsou mé osobní údaje zpracovávány?

Vaše údaje zpracováváme v elektronické i papírové formě.

Jak dlouho vaše data uchováváme?

Vaše údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Daňové a účetní doklady jsou v souladu s platnou legislativou uchovávány po dobu 10 let. I ostatní dokumenty povětšinou archivujeme 10 let, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty pro případ, že by bylo potřeba předložit je jako důkazy v soudním sporu. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům?

Jako subjektu údajů vám právní řád svěřuje celou řadu práv. Jelikož nám v některých případech zákon ukládá zpracování osobních údajů našich smluvních partnerů, jsou některá vaše práva omezena zákonem. Jako náš smluvní partner máte ovšem ve vztahu k vašim osobním údajům následující práva.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte samozřejmě právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde jsme tyto údaje získali, zda a komu je předáváme. Zároveň máte právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů. K vašemu informování má sloužit zejména tento dokument, nicméně jsme připraveni vám poskytnout potvrzení nebo upřesnění ke kterémukoli bodu této informace.

Pokud nás o to požádáme, poskytneme vám bez zbytečného odkladu také kopii zpracovávaných osobních údajů. Za tuto kopii, zejména pokud by byla žádána opakovaně, jsme oprávněni účtovat přiměřený poplatek, a to v souvislosti s administrativními náklady. Pokud tuto žádost podáte v elektronické formě, budeme automaticky předpokládat, že máte zájem o poskytnutí informací také v elektronické formě. Máte však možnost požádat i o jiný způsob. Vezměte na vědomí, že právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nemohou být nepříznivě dotčena práva jiných osob.

Právo na opravu osobních údajů

V případě, že zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu doplnili nebo opravili.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé. Právo, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, máte v případě že:

• popíráte přesnost údajů, které o vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena,
• zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, kupříkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete,
• již více nepotřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,
• vznesete námitku proti zpracování (o tomto právu viz další bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdy bychom některé vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud je budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků). Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

Právo stěžovat si u dozorového úřadu

Uplatněním práv, které byly doposud uvedeny, není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu dokumentu. Aktuální pak naleznete přímo na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Stížnost můžete podat kdykoliv, kdy máte pochybnosti o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.

Právo na výmaz

V některých případech máte jako subjekt údajů i právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. K výmazu vašich osobních údajů obecně přistupujeme, když je již nepotřebujeme a nemáme právní důvod k jejich zpracování. Dále vaše údaje vymažeme, pokud byly zpracovávány na základě souhlasu a tento souhlas byl odvolán.

Vezměte na vědomí, že i když půjde o jeden z důvodů k výmazu, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění našich právních povinností, účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo odvolat souhlas

Pokud se jedná o případy, kdy jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte dále právo kdykoli souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na osobu, která má v organizaci ochranu osobních údajů na starosti, a to následujícími způsoby:

• poštou nebo osobně na adrese Olomoucká 3896/114, 796 01 Prostějov,
• e-mailem na e-mailové adrese Turn on Javascript!,
• telefonicky na infolince +420 582 336 334.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

Pokud jsme s vámi v minulosti spolupracovali v rámci pracovního nebo obdobného poměru (dále jen „pracovní poměr“), jsme oprávněni (a v některých případech povinni) i nadále zpracovávat některé vaše osobní údaje, byť v zúženém rozsahu.

Jaké vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme? Jaký je právní základ a doba tohoto zpracování?

I po skončení pracovního poměru o vás i nadále zpracováváme následující údaje.

• identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození a pohlaví
• kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adres
• údaj o zdravotní pojišťovně, údaj o rodinném stavu
• údaje související s výkonem práce – údaje o vzdělání, o zdravotní způsobilosti, bezúhonnosti, údaje o absolvovaných školeních, hodnocení práce apod.

V rámci evidence bývalých zaměstnanců zpracováváme některé vaše osobní údaje na základě zákonné povinnosti (zejm. údaje obsažené v pracovní smlouvě a mzdových listech). Tyto údaje zpracováváme po dobu až 30 let od skončení pracovního poměru, a to zejména na základě právních předpisů, které upravují organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Na základě našich oprávněných zájmů pak zpracováváme některé další výše uvedené údaje, jakož i údaje související s výkonem práce za účelem ochrany našich právních nároků. Proti takovému zpracování máte právo kdykoli podat námitku, která může být uplatněna způsobem podrobněji popsaným níže. Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 10 let od ukončení pracovního poměru) nároků vyplývajících nebo souvisejících s pracovním poměrem. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

V jaké formě jsou mé osobní údaje zpracovávány?

Vaše údaje zpracováváme v elektronické i papírové formě.

Komu můžeme vaše osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje spravujeme uvnitř naší organizace, přičemž třetím subjektům je předáváme zásadně s vaším souhlasem. V některých případech jsme však nuceni předat vaše osobní údaje dalším příjemcům i bez vašeho souhlasu.

Vaše údaje jsme v některých případech oprávněni dále zpřístupnit na základě zákona. Zejména se může jednat o zpřístupnění vašich údajů orgánům státní správy.

V některých případech využíváme také externích dodavatelů, zejména pokud jde o technickou podporu našeho informačního systému. Při těchto činnostech může docházet ke zpracování některých vašich osobních údajů. Externí dodavatelé jsou v pozici tzv. zpracovatelů a mají s námi uzavřenou písemnou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Vězte, že své dodavatele si vybíráme podle přísných kritérií, proto o svá data nemusíte mít obavu. V současné době zpracovávají vaše osobní údaje následující kategorie zpracovatelů: MAPO Finance s.r.o.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do zahraničí. Stát se tak může pouze výjimečně, pokud k tomu udělíte souhlas, nebo pokud to stanoví právní předpis.

Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům?

Jako subjektu údajů vám právní řád svěřuje celou řadu práv. Jako bývalý zaměstnanec máte ve vztahu k vašim osobním údajům následující práva.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte samozřejmě právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde jsme tyto údaje získali, zda a komu je předáváme. Zároveň máte právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů. K vašemu informování má sloužit zejména tento dokument, nicméně jsme připraveni vám poskytnout potvrzení nebo upřesnění ke kterémukoli bodu této informace.

Pokud nás o to požádáme, poskytneme vám bez zbytečného odkladu také kopii zpracovávaných osobních údajů. Za tuto kopii, zejména pokud by byla žádána opakovaně, jsme oprávněni účtovat přiměřený poplatek, a to v souvislosti s administrativními náklady. Pokud tuto žádost podáte v elektronické formě, budeme automaticky předpokládat, že máte zájem o poskytnutí informací také v elektronické formě. Máte však možnost požádat i o jiný způsob. Vezměte na vědomí, že právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nemohou být nepříznivě dotčena práva jiných osob.

Právo na opravu osobních údajů

V případě, že zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu doplnili nebo opravili.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé. Právo, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, máte v případě že:

• popíráte přesnost údajů, které o vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena,
• zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, kupříkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete,
• již více nepotřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,
• vznesete námitku proti zpracování (o tomto právu viz další bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdy bychom některé vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud je budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků). Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

Právo stěžovat si u dozorového úřadu

Uplatněním práv, které byly doposud uvedeny, není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu dokumentu. Aktuální pak naleznete přímo na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Stížnost můžete podat kdykoliv, kdy máte pochybnosti o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.

Právo na výmaz

V některých případech máte jako subjekt údajů i právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. K výmazu vašich osobních údajů obecně přistupujeme, když je již nepotřebujeme a nemáme právní důvod k jejich zpracování. Dále vaše údaje vymažeme, pokud byly zpracovávány na základě souhlasu a tento souhlas byl odvolán.

Vezměte na vědomí, že i když půjde o jeden z důvodů k výmazu, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění našich právních povinností, účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo odvolat souhlas

Pokud se jedná o případy, kdy jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte dále právo kdykoli souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na osobu, která má v organizaci ochranu osobních údajů na starosti, a to následujícími způsoby:

• poštou nebo osobně na adrese Olomoucká 3896/114, 796 01 Prostějov,
• e-mailem na e-mailové adrese Turn on Javascript!,
• telefonicky na infolince +420 582 336 334.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na osobu, která má v organizaci ochranu osobních údajů na starosti, a to následujícími způsoby:

• poštou nebo osobně na adrese Olomoucká 3896/114, 796 01 Prostějov,
• e-mailem na e-mailové adrese Turn on Javascript!,
• telefonicky na infolince +420 582 336 334.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

V následujících předpisech najdete nejdůležitější úpravu ochrany vašich osobních údajů:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;
• zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování;
• vyhláška Ministerstva zdravotnictví č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci;
• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.